1.  Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Lemono Dance Center z siedzibą przy ul. Paderewskiego 130, 04-438 Warszawa, KRS 0000728605, NIP 9522179787, REGON 380018652, dalej „Stowarzyszenie” lub „my”. W sprawach danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem kontakt@lemonodance.pl lub pisemnie na adres siedziby.

Polityka opisuje przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z www.lemonodance.pl, kontaktem z nami, zgłoszeniami na zajęcia i warsztaty oraz publikacjami na stronie. Szczegółowe informacje dotyczące członkostwa, obozów, wyjazdów, ubezpieczeń lub danych o zdrowiu przekazujemy przy zbieraniu danych w tych sprawach. Niniejsza polityka nie zastępuje tych informacji.

2. Jakie dane otrzymujemy

W formularzach zapisów zbieramy imię i nazwisko uczestnika, jego wiek, adres e-mail i numer telefonu uczestnika pełnoletniego albo rodzica lub opiekuna prawnego, informacje o wybranych zajęciach lub warsztatach oraz treść zgłoszenia. Zakres zależy od formularza. Przy kontakcie przetwarzamy podane imię, adres e-mail, ewentualny numer telefonu, temat i treść korespondencji.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby kontaktującej się z nami, a dane dziecka najczęściej od jego rodzica lub opiekuna prawnego. Dane niezbędne do rozliczenia wpłat mogą pochodzić również z potwierdzeń płatności i wyciągów bankowych.

Podczas korzystania ze strony mogą być przetwarzane dane techniczne, takie jak adres IP, czas połączenia, informacje o przeglądarce i urządzeniu, adres odwiedzanej strony oraz identyfikatory cookies. Zakres zależy od używanych funkcji i ustawień prywatności.

Nie przesyłaj przez ogólny formularz danych o zdrowiu, numeru PESEL, skanów dokumentów ani innych informacji, których nie potrzebujemy do obsługi zgłoszenia. Jeżeli organizacja konkretnego wydarzenia wymaga dodatkowych danych, wskażemy ich zakres, cel i odpowiedni sposób przekazania.

3. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi zgłoszenia lub odpowiedzi. Bez danych niezbędnych do zapisu możemy nie mieć możliwości przyjęcia zgłoszenia. Dane rozliczeniowe mogą być wymagane przepisami prawa. Zgody na cele dodatkowe, np. marketing i publikację wizerunku, są odrębne od zapisu.

4. Cele i podstawy przetwarzania

Kontakt i odpowiedzi na pytania. Przetwarzamy dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań. Jeżeli kontakt dotyczy zawarcia umowy z osobą, której dane dotyczą, podstawą działań podejmowanych na jej żądanie przed zawarciem umowy jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Zapisy i organizacja zajęć lub warsztatów. W zakresie danych osoby będącej stroną umowy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dotyczy to również małoletniego, jeżeli umowę zawiera w jego imieniu przedstawiciel ustawowy. Gdy stroną umowy jest rodzic, niezbędne dane dziecka jako uczestnika przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w celu zorganizowania zamówionych dla niego zajęć, doboru grupy i prowadzenia listy uczestników, z uwzględnieniem ochrony praw dziecka. Dane opiekuna, który nie jest stroną umowy, służą kontaktowi organizacyjnemu na tej samej podstawie.

Rozliczenia i obowiązki prawne. Dane potrzebne do dokumentowania i rozliczania wpłat oraz wykonywania obowiązków księgowych i podatkowych przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami rachunkowymi i podatkowymi.

Bezpieczeństwo i roszczenia. Zapewnienie bezpieczeństwa strony, wykrywanie nadużyć oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń stanowią nasze prawnie uzasadnione interesy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Ograniczamy przetwarzanie do danych koniecznych w danej sprawie.

Wizerunek. Jeżeli publikujemy na stronie rozpoznawalne zdjęcia lub nagrania na podstawie zgody, przetwarzamy wizerunek na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz uzyskujemy odpowiednie zezwolenie na jego rozpowszechnianie. Zgoda określa cel i miejsca publikacji. Sam zapis na zajęcia ani zapoznanie się z polityką nie oznacza zgody na publikację wizerunku.

Komunikacja promocyjna. Jeżeli oferujemy zapis na wiadomości o przyszłych zajęciach lub wydarzeniach, wysyłamy je na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO — z uwzględnieniem wymagań Prawa komunikacji elektronicznej dotyczących wybranego kanału kontaktu. Możesz ją wycofać, pisząc na kontakt@lemonodance.pl. Zwykłe wiadomości organizacyjne dotyczące Twojego zgłoszenia nie wymagają zgody marketingowej.

5. Dane dzieci i wizerunek

Zgłoszenia dzieci powinny być dokonywane przez rodzica lub opiekuna prawnego. Zbieramy tylko dane potrzebne do danego celu. Przy publikacji wizerunku dziecka uwzględniamy jego dobro, prywatność i zdanie stosownie do wieku i dojrzałości. Odmowa zgody na promocyjną publikację wizerunku nie wyklucza uczestnictwa w zajęciach.

Zdjęcia i filmy umieszczone na publicznej stronie są dostępne dla jej odbiorców. Publikacja w mediach społecznościowych, jeżeli jest objęta osobną zgodą, wiąże się również z przetwarzaniem danych przez operatora danego serwisu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania; powoduje zaprzestanie dalszego wykorzystywania danych w zakresie tej zgody, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z prawa.

6. Odbiorcy danych i Wix

Z danych korzystają osoby upoważnione przez Stowarzyszenie, w tym osoby obsługujące zgłoszenia i instruktorzy, tylko w zakresie potrzebnym do wykonywania ich zadań. Dane mogą być przekazywane podmiotom obsługującym stronę, hosting, pocztę elektroniczną, systemy informatyczne, księgowość i pomoc prawną, w zakresie niezbędnym do danej usługi. Podmioty działające w naszym imieniu przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów. Banki i uprawnione organy publiczne mogą przetwarzać dane jako odrębni administratorzy.

Strona działa na platformie Wix. Wix.com Ltd. i podmioty uczestniczące w świadczeniu usług Wix zapewniają infrastrukturę strony i obsługę danych w jej funkcjach. Przetwarzanie danych odwiedzających w naszym imieniu reguluje umowa powierzenia Wix: https://www.wix.com/about/privacy-dpa-users. Informacje o prywatności Wix: https://www.wix.com/about/privacy. Do obsługi preferencji cookies wykorzystujemy także aplikację Usercentrics zintegrowaną z Wix, opisaną w punkcie 9.

Pocztę kontakt@lemonodance.pl obsługujemy w Google Workspace (Gmail w naszej domenie). Google przetwarza w naszym imieniu dane zawarte w korespondencji, w tym dane kontaktowe, treść wiadomości i załączniki, w celu świadczenia usługi pocztowej. Zasady powierzenia określa Cloud Data Processing Addendum: https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum. Nie korzystamy na stronie z Google Analytics ani Meta Pixel.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystanie z Wix wiąże się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Zgodnie z warunkami Wix dane są przekazywane do Wix.com Ltd. w Izraelu na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony. Dalsze przekazania do innych państw odbywają się na zasadach opisanych w umowie powierzenia Wix, w szczególności z wykorzystaniem decyzji o odpowiednim poziomie ochrony albo standardowych klauzul umownych i innych wymaganych zabezpieczeń. Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach, w tym o możliwości uzyskania ich kopii, możesz uzyskać, kontaktując się z nami.

W związku z obsługą poczty przez Google Workspace dane mogą być przetwarzane również poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych, przez Google i jego podwykonawców. Warunki powierzenia przewidują odpowiednie mechanizmy transferu, w tym standardowe klauzule umowne lub inne mające zastosowanie rozwiązania zapewniające zgodność transferu z prawem. Informacje o zabezpieczeniach i możliwości uzyskania ich kopii udostępniamy na żądanie pod adresem kontakt@lemonodance.pl. Lista podwykonawców i ich lokalizacji: https://workspace.google.com/terms/subprocessors.html.

8. Jak długo przechowujemy dane

Korespondencję i niezrealizowane zgłoszenia przechowujemy przez czas potrzebny do zakończenia sprawy, a następnie przez okres uzasadniony potrzebą wyjaśnienia jej przebiegu lub ochrony przed konkretnymi roszczeniami. Dane organizacyjne uczestnika przechowujemy przez okres realizacji zajęć lub wydarzenia i rozliczenia udziału; później tylko w zakresie potrzebnym do obowiązków prawnych lub roszczeń, do upływu właściwego terminu przedawnienia.

Dokumentację księgową i podatkową przechowujemy przez okres wymagany dla danego rodzaju dokumentów — co do zasady 5 lat, liczonych według właściwych przepisów, z możliwością wydłużenia, jeżeli wynika to z prawa. Nie oznacza to przechowywania wszystkich danych z formularzy przez taki sam okres.

Dane przetwarzane na podstawie zgody wykorzystujemy do jej wycofania lub wcześniejszego zakończenia celu. Dowód udzielenia i wycofania zgody zachowujemy tylko przez okres potrzebny do wykazania prawidłowości działania lub obrony roszczeń. Logi techniczne przechowujemy przez czas niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i wyjaśnienia incydentów. Okresy działania cookies wskazuje wykaz opisany w punkcie 9.

9. Pliki cookies i podobne technologie

Cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika. Podobne funkcje mogą pełnić inne technologie przechowywania i odczytu informacji. Cookies niezbędne służą działaniu strony i funkcji, o które prosisz, bezpieczeństwu oraz zapamiętaniu wyborów dotyczących zgód. Nie wymagają zgody w zakresie wyjątku przewidzianego w art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Jeżeli wiążą się z danymi osobowymi, podstawą ich przetwarzania jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. f RODO — zapewnienie działania i bezpieczeństwa strony — lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jest to niezbędne do wykonania umowy.

Cookies i technologie opcjonalne, w tym analityczne, reklamowe lub związane z dodatkowymi treściami zewnętrznymi, wymagające zgody, uruchamiamy dopiero po jej udzieleniu. Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Brak zgody nie uniemożliwia korzystania z podstawowych funkcji strony.

Do zarządzania zgodami na cookies korzystamy z aplikacji Usercentrics dostępnej w Wix. Cookies zostały przypisane do kategorii w aplikacji. W panelu zgód możesz zaakceptować technologie opcjonalne, odrzucić je lub wybrać poszczególne kategorie. Aby zmienić wybór lub wycofać zgodę, ponownie otwórz panel przez przycisk lub ikonę ustawień prywatności na stronie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Cookies można również usuwać i blokować w przeglądarce; wyłączenie niezbędnych plików może ograniczyć działanie strony.

Mechanizm zarządzania zgodami służy zapisaniu i respektowaniu Twoich wyborów. W zakresie niezbędnym do tego celu przetwarzamy informacje o wyborach i identyfikatory techniczne na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zarządzaniu preferencjami prywatności oraz wykazaniu udzielonych zgód — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 

10. Linki i treści z innych serwisów

Na stronie mogą znajdować się odnośniki do mediów społecznościowych, nagrań i zewnętrznych serwisów, w tym zbiórek. Po przejściu do innego serwisu jego operator przetwarza dane według własnej polityki prywatności. Sam link różni się od osadzonej treści: odtwarzacz lub inny element zewnętrzny może przekazywać dane operatorowi już przy załadowaniu. Elementy wymagające zgody udostępniamy dopiero po jej udzieleniu.

11. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Masz prawo do przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją; wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw przysługuje bez potrzeby uzasadniania.

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie. Możesz również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — informacje: https://uodo.gov.pl. Żądania do nas kieruj na kontakt@lemonodance.pl. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca; w przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym informujemy wraz z uzasadnieniem. Prawa podlegają warunkom i wyjątkom wynikającym z RODO.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływających. 

12. Zmiany polityki

Aktualną wersję polityki udostępniamy na stronie z datą obowiązywania. Zmiany mogą wynikać ze zmian funkcji strony, sposobów przetwarzania danych lub prawa. Jeżeli zmiana wymaga przekazania dodatkowych informacji albo uzyskania nowej zgody, dokonamy tego przed rozpoczęciem odpowiedniego przetwarzania.